5 tips voor een slimmere urenregistratie

Urenregistratie, meestal ondergewaardeerd en verguisd. Het beeld dat aan urenregistratie kleeft is een terugkerende verplichting van zoeken in lange lijsten om je uren in te vullen. Eindeloos je medewerkers eraan herinneren om urenstaten compleet te maken. Daarna een paar uur werk om de maandelijkse rapportage samen te stellen.

Het hoeft niet zo te zijn. Met een aantal simpele ingrepen wordt een urenregistratie een stuk efficiënter. Het is een investering die zich zelf dubbel en dwars terugbetaald. Besteed minder tijd aan uren invoeren en rapporteren. Begrijp beter waar al die tijd in projecten aan besteed wordt. Met deze 5 tips ben je al een eind op weg:

Gebruik een app

Een urenregistratie app heeft veel voordelen boven invoer via een website of Excel spreadsheet. Met je telefoon kun je op elke tijdstip uren bijhouden, waar je ook bent. Je kunt een timer gebruiken om tijd te meten of direct uren invoeren op projecten. Kijk bijvoorbeeld eens naar deze urenregistratie app voor alle features die een app kan bieden.

Een app is een verlengstuk van een urenregistratiesysteem. Hiermee is het eenvoudig om uren direct centraal op te slaan. Geen noodzaak voor het combineren van urenstaten van alle medewerkers, alle gegevens zijn direct centraal beschikbaar.

Houd het simpel

Het is belangrijk om een simpele inrichting te maken van jouw urenregistratie. Neem de tijd om een goede structuur van projecten en activiteiten op te zetten. Geen overbodige franje en activiteiten die niemand uitvoert. Dit verwart medewerkers bij het kiezen van de juiste items bij het invullen van uren. Het is beter om eenvoudig te beginnen en later uit te breiden.

Houd bij de inrichting van je urenregistratie in gedachten wat je ermee wilt bereiken. Uiteindelijk gaat het om gegevens verzamelen om inzichten te verkrijgen. Je wilt bijvoorbeeld weten hoeveel tijd wordt besteed aan verschillende onderzoeksactiviteiten. Of je wilt weten wat de maandelijkse kosten van projecten zijn. Als je deze doelen in gedachten houd, kun je een doeltreffende structuur opstellen.

Motiveer je werknemers

Een goede urenregistratie valt of staat met betrouwbare invoer. Dit begint bij de medewerkers die uren invoeren. Daarom is het belangrijk dat iedereen gemotiveerd is om uren in te vullen. Hierbij zijn twee zaken van belang:

Ten eerste moet het duidelijk zijn bij iedereen waarom een urenregistratie belangrijk is. Neem met je team even de tijd om te bekijken waarvoor de ingevoerde uren gebruikt worden en wat de doelen zijn van de urenregistratie. Bijvoorbeeld het inzicht krijgen in de tijd die bepaalde stappen in het werkproces kosten. Dat het niet gaat om controleren van medewerker. Het gaat juist om inzichten verkrijgen in bedrijfsprocessen.

Daarnaast is het belangrijk dat invoeren van uren makkelijk is en weinig tijd kost. Daarom is een eenvoudige inrichting belangrijk. Voor snelle invoer kun je ervoor zorgen dat iedereen alleen projecten en activiteiten ziet in de app die relevant zijn. Dit voorkomt fouten bij het registreren van uren.

Registreer kosten

Het belang van inzicht in kosten kan niet genoeg benadrukt worden. Een groot gedeelte van het werk wordt niet altijd effectief besteed en dit jaagt de kosten van een project op. Zonder inzicht in kosten zijn er niet voldoende argumenten om een bepaalde werkwijze veranderen. 

Een voorbeeld is bijvoorbeeld het handmatig invoeren van administratieve gegevens. Dit is een duren operatie die vaak geautomatiseerd kan worden. Dit gebeurt niet altijd door argumenten zoals “we moeten dit handmatig controleren” of “we hebben geen tijd om een programma te schrijven”. Een goed inzicht van de extra kosten die handmatig invoer helpt om bedrijfsprocessen toch te verbeteren. Het wordt bijvoorbeeld duidelijk hoeveel kosten een programma voor automatische invoer zal besparen.

Door uren aan uurtarieven te koppelen krijg je inzichten in de totale kosten van projecten. Hiermee kun je totale kosten eenvoudig inzichtelijk maken. Je kunt op verschillende manieren uurtarieven instellen. Dit varieert van een vast uurtarief per medewerker tot verschillende tarieven per activiteit.

Automatiseer de rapportage

Tot slot is er een laatste stap waar tijd te winnen valt, de rapportage. Het is verleidelijk om toch even elke maand handmatig een paar spreadsheets met data te combineren tot één rapport. Bij elke correctie van urengegevens moeten de rapportagestappen opnieuw uitgevoerd worden. Doe dit niet maar zorg voor kant-en-klare rapporten die je snel opnieuw kunt downloaden. De meeste urenregistratie bieden flexibele rapportage tools waarmee een rapport op maat gemaakt kan worden. Dit bespaart veel tijd en onnodige fouten.

De tips zijn inzichten uit de praktijk die je kunt toepassen in je bedrijf. Je zult in de praktijk situaties tegenkomen waar geen slimme oplossing mogelijk lijkt. De kunst is om achter de details een eenvoudige structuur te vinden en deze toe te passen. We hopen dat deze tips op die manier bijdragen aan het verbeteren van jouw urenregistratie!