GPS tracker installeren

Veel bedrijven plaatsen gps-trackers in hun service- en bedrijfsvoertuigen. Dit gebeurt vaak om verschillende redenen. Maar dit heeft natuurlijk invloed op de privacy van werknemers. Daarom is nu de vraag: Mag een werkgever zomaar een gps-tracker installeren? Ja, want controle van werknemers is niet verboden, maar werkgevers moeten daarbij wel rekening houden met de privacy van de werknemers. Want werkgevers hun werknemers namelijk niet zomaar in alle gevallen de hele dag volgen. Wat de werkgever mag zien en hoe dit precies werkt lees je in dit blog.

Gps-tracking en privacy

Twee woorden die onlosmakelijk aan elkaar verbonden zijn, zijn gps-tracking en privacy. Dit komt omdat in een gps-tracking namelijk vaak veel privacygevoelige informatie staat. Met gps-tracking kun je live voertuigen volgen. In een rittenregistratie staat onder andere vermeld welke adressen er op welke tijden bezocht zijn. Het is daarom ontzettend belangrijk hier zeer discreet mee om te gaan. Sinds de introductie van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) dienen bedrijven zorgvuldiger om te gaan met persoonlijke gegevens. En dienen privacy schending te voorkomen.

Bij gebruik van een black box (auto gps tracker) of een rittenregistratiesysteem in het bedrijfsvoertuig heeft de werkgever hier ook mee te maken.

De voorwaarden van gps-tracking

Het is toegestaan om werknemers te controleren. Echter, enkel en alleen wanneer je aan de privacy wet- en regelgeving voldoet.

Registreer je als werkgever de locatiegegevens van de bedrijfsauto van jouw werknemer, dan verzamel je persoonsgegevens. Wanneer je persoonsgegevens verzamelt, moet je de werknemer volgens artikel 13 van de AVG hierover informeren.

Een werkgever die zijn werknemers wil controleren, moet dus voldoen aan de eisen uit onder meer de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de UAVG (Uitvoeringswet AVG).

Maar op welke manier je aan deze wettelijke verplichting voldoet is vormvrij en mogen dus zowel mondeling als schriftelijk worden gesloten. Bijvoorbeeld via een interne privacyverklaring, maar ook via een personeelshandboek, arbeidsvoorwaardenreglement of intern privacy beleid.

Een voorwaarde is dat de werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft. Let op, want dit belang moet zwaarder wegen dan het privacybelang van de werknemer.

Het plaatsen van een black box (gps auto tracker) moet dus nodig zijn om het doel van de werkgever te behalen. Hierbij informeert de werkgever haar werknemers over wat toegestaan en wat verboden is. Maar ook over het feit dat er controle mogelijk is en op welke manier deze controle plaatsvindt. Dit kan bijvoorbeeld met gedragsregels of een protocol. Verder dient de werkgever vooraf instemming aan de ondernemingsraad (OR) te vragen.

Hoe dit in de praktijk werkt

De werkgever kan een gerechtvaardigd belang hebben, specifiek voor het plaatsen van een gps-trackingsysteem. Zo kan hij na gaan welke auto zich het dichtst in de buurt van een klant bevindt. Met deze gegevens kan hij zorgen dat deze auto zo snel mogelijk bij de klant komt en kan hij de klant juist informeren over de verwachte aankomsttijd. In dit voorbeeld gaat het om tracking van de locatie tijdens werktijd.

Maar voordat de werkgever een trackingsysteem in de bedrijfsauto plaatst, moet hij eerst een privacy-toets uitvoeren. Dit betekent dat de werkgever de rechten en belangen van de werknemer afweegt tegen zijn eigen belang. Hiernaast moet de werkgever de werknemer laten weten waarom het trackingsysteem gegevens verzamelt, wanneer dit gebeurt en om welke gegevens het precies gaat.

Op het moment dat een werknemer beschikt over een auto van de zaak, en geen bijtelling betaalt, is het noodzakelijk om een rittenregistratie bij te houden voor de Belastingdienst. In deze ritregistratie staan verschillende persoonlijke gegevens. Bijvoorbeeld de start- en stopadressen van het voertuig, de datum en bijbehorend tijdstip en wie de chauffeur is. Het is dus voor de werknemer van groot belang dat de werkgever zeer secuur met deze privacygevoelige informatie omgaat.

Controle tijdens privégebruik

Bij het controleren in privétijd wegen de privacybelangen van de werknemer vrijwel altijd zwaarder dan het belang van de werkgever. Tijdens werktijd is dit andersom. Veel bedrijven kunnen dan ook de black box, de board computer of het gps-systeem uitzetten in privétijd.

Wanner het tracken in privétijd wel nodig is, bijvoorbeeld voor de Belastingdienst, dan mag de werkgever in de grondregel niet bijhouden waar de werknemer in privétijd naartoe rijdt. Dat is vaak niet relevant. Het gaat meestal alleen om de vraag óf de rit privé is.

Of privéritten van de werknemer wel of niet inzichtelijk zijn voor de werkgever kan bijvoorbeeld in een privacyregeling worden vastgelegd.

De privacyregeling voor gps-tracking en ritregistratiesystemen

Het vastleggen van afspraken omtrent de privacy tussen werkgever en werknemer is zeer belangrijk. De ritregistratiesystemen met een keurmerk voldoen aan de eisen van de AVG. De chauffeur moet hierdoor op de hoogte moet zijn van de rittenregistratie privacy en moet toestemming geven. Bijvoorbeeld middels een privacyregeling die op basis van de Gedragscode Privacy Ritregistratiesysteem is vastgelegd. De chauffeur moet op de hoogte zijn van welke data er uit de auto gehaald wordt, wie deze data kan inzien en voor welke doeleinden de data gebruikt wordt.

Ook de trackingsoftware zorgt er naast het keurmerk voor dat de privacy van de medewerkers niet in het gedrang komt. De ritgegevens van de verschillende chauffeurs worden automatisch in het gps-trackingsysteem registreert en gerapporteerd in de software. Maar om deze gegevens te bekijken, moet de gebruiker met een persoonlijke login in het systeem inloggen. Hierdoor blijven de geregistreerde gegevens van de gps-tracking of rittenregistratiesysteem en die van de medewerkers beschermd.

Tevens is de software uitgerust met een aan/uit-schakelaar. Deze schakelaar geeft chauffeurs de mogelijkheid om te switchen tussen privé- en zakelijke kilometers. Bijvoorbeeld wanneer de medewerker een weekendje weg gaat met de bedrijfsauto. Hij kan dan de schakelaar uitzetten. Dit wil dan zeggen dat hij privékilometers aan het rijden is. Deze gegevens worden dus niet geregistreerd en garanderen de privacy van de medewerker.